KAPDEC MARKETPLACE REFUND POLICY 

Kapdec LLC 

Last Updated: October 10, 2026 

 

SUMMARY 

This policy explains when refunds are available on the Kapdec marketplace, how a session is counted as delivered, what happens when a tutor cancels a plan, and how subscriptions, free trials and app-store purchases are handled. It applies to students, parents managing student accounts, and tutors. 

  1. PURPOSE AND SCOPE 

This Refund Policy ("Policy") governs refund eligibility, cancellations, and payment disputes relating to services offered on the Kapdec Marketplace (the "Platform"). This Policy applies to all tutors, students, subscribers, and other users (collectively, "Users"). 

This Policy forms an integral part of Kapdec's Terms of Use and Honor Code. By accessing or using the Platform, Users agree to be bound by this Policy. 

  1. DEFINITIONS 
  • "Tutoring Plan" means a prepaid package of tutoring hours purchased through the Kapdec Platform. 
  • "Subscription" means a recurring billing arrangement for access to courses or services. 
  • "No-Show" means failure to attend a scheduled session without prior mutual agreement to reschedule. 
  • "Third-Party Marketplace" means external platforms such as Apple App Store or Google Play through which purchases may be made. 
  1. GENERAL REFUND TERMS 
  • Refunds are granted solely at Kapdec's discretion, except where otherwise required by applicable law. 
  • Approved refunds will be issued to the original payment method. 
  • Payment processing fees, gateway fees, currency conversion fees, and similar charges are non-refundable unless required by law. 
  • Refund requests must be submitted in writing through official Customer Support channels. 
  • Kapdec reserves the right to investigate all refund claims and request supporting documentation. 
  • Users agree not to initiate chargebacks prior to contacting Customer Support for resolution. 
  1. TUTORING SERVICES 
  2. Binding Agreement 

Upon purchase of a Tutoring Plan, a binding agreement is formed between the tutor and the student. The tutor agrees to deliver the purchased hours, and the student agrees to attend scheduled sessions. 

Refunds and tutor payments both depend on whether a session was delivered. 

  • Delivered session: a session held with the tutor attending that the student has approved, or that was auto-approved after the review window closed. 
  • Sessions in dispute: a session under dispute is not treated as delivered until the dispute is resolved. 

Session start and end times are recorded by the Kapdec Session Time Tracker. See the Session Time Tracking article for details. 

  1. No-Show Policy 
  • Student no-show: if the tutor was present and ready, the session counts as delivered. 
  • Tutor no-show: if the tutor does not join within 15 minutes of the planned start time, the session is not counted as delivered, and the tutor owes the student one additional hour of tutoring. 
  • Mutual written agreement to reschedule voids the No-Show classification. 
  1. Session Approval 

Students must approve or dispute completed sessions within 72 hours from the time of completion. Failure to dispute within this timeframe constitutes acceptance and waiver of refund rights for that session. 

  1. Student-Initiated Cancellation 

Once tutoring services have commenced, Tutoring Plans are non-refundable. Cancellation after commencement results in forfeiture of unused prepaid amounts. 

  1. Tutor-Initiated Cancellation 
  2. What counts as a tutor cancellation 

A tutor cancellation happens when a tutor cancels a purchased plan, withdraws it, or stops delivering sessions without the student's agreement. Rescheduling a single session is not a plan cancellation. 

  1. What happens to the student and the tutor 
Situation Student receives Tutor receives 
Cancelled before any session is delivered A full refund of the amount paid. No earnings on the plan. A $50 cancellation penalty applies. 
Cancelled after sessions have started A prorated refund for the undelivered hours: amount paid × (undelivered hours ÷ total plan hours). Net earnings for the hours delivered, less the $50 cancellation penalty. 

 

  1. How the $50 penalty works 
  • The penalty is applied to the tutor's net earnings, after all commissions and portal transaction fees. 
  • Tutor payouts are released only after all sessions in a plan are completed. When a plan is cancelled, earnings for the delivered hours are released once the cancellation has been processed and the approval window for the delivered sessions has closed. The penalty is deducted at that point. 
  • If the penalty is larger than the tutor's net earnings on the cancelled plan, the remaining balance is carried forward and deducted from the tutor's future payouts until it is cleared. 
  1. Family emergency exception 

The $50 penalty may be waived for a genuine family emergency, such as an emergency hospitalization, a serious illness or a bereavement. 

  • The tutor must submit a waiver request within 7 days of the cancellation, with supporting proof. 
  • Kapdec reviews and validates the request before removing the penalty. 
  • A waiver removes the penalty only. It does not change the student's refund or the tutor's pay for delivered hours. 
  • Supporting documents are used only for this review and are handled confidentially. 
  1. SUBSCRIPTION SERVICES 
  2. Free Trials 

Users must cancel prior to the expiration of any free trial period to avoid charges. Kapdec reserves the right to charge one (1) month of subscription fees prior to issuing certificates if course completion occurs during a free trial. 

  1. Monthly Subscriptions 
  • Monthly subscription payments are non-refundable. 
  • Subscriptions renew automatically unless canceled prior to the renewal date. 
  • Cancellations become effective at the end of the current billing cycle. 
  • No partial refunds or credits are provided for unused time. 
  1. Annual Subscriptions 
  • Annual subscriptions are non-refundable after any applicable trial period. 
  • Annual plans renew automatically unless canceled before renewal. 
  • No refunds are provided for unused portions of the subscription term. 
  1. Third-Party Marketplaces 

Purchases made via Third-Party Marketplaces are governed by that provider's refund policies. Users must contact the Third-Party Marketplace directly for refunds or billing disputes. 

  1. NON-REFUNDABLE CIRCUMSTANCES 
  • Failure to achieve desired academic outcomes. 
  • Dissatisfaction with grades. 
  • Violation of Terms of Use or Honor Code. 
  • Fraudulent activity or abuse of refund processes. 
  1. CHARGEBACKS AND PAYMENT DISPUTES 

Initiating unjustified chargebacks may result in immediate account suspension or termination. Kapdec reserves the right to recover associated administrative and financial costs where permitted by law. 

  1. LIMITATION OF LIABILITY 

To the maximum extent permitted by applicable law, Kapdec shall not be liable for indirect, incidental, special, consequential, or punitive damages arising from or related to refund determinations. 

  1. GOVERNING LAW 

This Policy shall be governed by and construed in accordance with the laws of the applicable jurisdiction set forth in Kapdec's Terms of Use, without regard to conflict of law principles. 

  1. MODIFICATIONS 

Kapdec reserves the right to amend this Policy at any time. Continued use of the Platform after publication of an updated Policy constitutes acceptance of such changes.